Mô hình khung năng lực nhân sự là gì ?
Năng lực (competency) được hiểu là sự kết hợp của các kỹ năng (skills), kiến thức (knowledge), khả năng (abilities) và các đặc điểm khác (others) (gọi tắt là KSAOs) - hoặc những tố chất cần có để thành công trong một công việc, ngành nghề hoặc môi trường cụ thể. Một số năng lực mà phần lớn doanh nghiệp đều yêu cầu có thể kể đến như:
- Kỹ năng giao tiếp
- Tôn trọng sự đa dạng
- Làm việc nhóm
- Đồng cảm với người khác
- Tư duy phân tích
- Kỹ năng thuyết phục và tạo ảnh hưởng
- Giải quyết vấn đề và ra quyết định
- v…
Mô hình khung năng lực (Competency model) là công cụ của bộ phận Nhân sự - nhằm “vạch” ra các yêu cầu về kỹ năng, kiến thức và hành vi cụ thể, cần thiết để một nhân viên thành công trong vị trí/ ngành nghề/ công ty của mình. Khung năng lực nhân sự có ý nghĩa rất quan trọng đối với đánh giá hiệu suất công việc. Qua đó, doanh nghiệp có cơ sở xác định/ đánh giá kĩ năng cứng và mềm của nhân viên, phục vụ cho công tác phỏng vấn tuyển dụng, quản lý nhân tài, đào tạo và quản trị hiệu suất của phòng HR.
So sánh mô tả công việc (Job Description) và khung năng lực
Mô tả công việc (job description) và khung năng lực (competency model) có nhiều điểm tương tự nhau - cả hai đều mô tả những yêu cầu cần thiết để một cá nhân hoạt động hiệu quả ở vị trí cụ thể. Tuy nhiên, giữa hai khái niệm này có những khác biệt nhất định. Về cơ bản, mô tả công việc (JD) chỉ là một bản tóm tắt tổng quan các kỹ năng cần thiết cho công việc. Trong khi đó, khung năng lực nhân sự có ý nghĩa bao quát hơn - khi trình bày cụ thể các hành vi mà một nhân viên phải làm để thành công trong vị trí của mình.
Lợi ích của việc áp dụng mô hình khung năng lực nhân sự
Để phục vụ mục tiêu cải thiện hiệu suất, doanh nghiệp cần bắt đầu bằng việc xác định môhình/khung năng lực cụ thể. Trong một cuộc khảo sát của Hiệp hội Quản lý Nguồn nhân lực (SHRM), 93% trong số 500 giám đốc điều hành C-suite đánh giá cao tầm quan trọng của việc ứng dụng khung năng lực nhân sự đối với công tác quản trị hiệu suất.
Dưới đây là tổng hợp một số lợi ích mà mô hình khung năng lực mang lại cho doanh nghiệp:
• Định hưởng hiệu suất của lực lượng lao động - phù hợp với các mục tiêu và chiến lượcchung.
• Phòng nhân sự có được nhận thức sâu sắc về năng lực và kỹ năng của người lao động.
Hỗ trợ phân tích nhu cầu đào tạo của nhân viên.
• Tạo điều kiện đưa ra quyết định tuyển dụng chính xác hơn,
• Giúp nhân viên nắm bắt các kỹ năng và hành vi cần thiết trong vai trò của mình.
• Hỗ trợ xây dựng chương trình đào tạo trong tương lai.
• Cung cấp hệ thống đo lường nhất quán và khách quan trọng đánh giá hiệu suất.
Cải thiện công tác lập kế hoạch kế nhiệm & giữ chân nhân tài - thông qua việc nâng cao nhận thức của nhân viên về những yêu cầu cần thiết để thành công trong công việc.
Phân loại khung năng lực nhân sự
Không có một mẫu khung năng lực chung cho bất kỳ công việc nhất định nào. Việc đưa loại năng lực nào vào mô hình của doanh nghiệp sẽ phụ thuộc rất nhiều vào nhu cầu cụ thể của công việc.
Nhìn chung, khung năng lực nhân sự có thể được chia thành các nhóm riêng như sau:
1. Năng lực cốt lõi (Core competencies)
Năng lực cốt lõi bao gồm các kỹ năng cơ bản mà bất kỳ nhân viên nào cũng phải có. Tùy thuộc vào hệ thống giá trị, triết lý và mục tiêu của mỗi tổ chức mà những năng lực cốt lõi này sẽ thay đổi. Nhìn chung, kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm là hai trong số những năng lực cơ bản cần có ở mọi tổ chức.
Những mục tiêu của doanh nghiệp - thể hiện thông qua các khung năng lực - phản ánh phần nào thể mạnh cũng như đặc trưng riêng của tổ chức. Ví dụ: ở một công ty chuyển phát, hậu cần (logistics) là một năng lực cốt lõi. Sâu hơn, đó có thể là khả năng giao hàng đúng hạn.
2. Năng lực chức năng (Functional competencies)
Năng lực chức năng là những kỹ năng và hành vi được xác định tùy theo vai trò vị trí cụ thể.
Ví dụ: nhân viên phục vụ trong nhà hàng cần có khả năng xử lý khiếu nại của khách hàng trong khi nhân viên kế toàn cần có khả năng phân tích dữ liệu tài chính và lập báo cáo, v.v...
Năng lực chức năng mô tả những hành vi kỹ năng nào cần có để nhân viên đạt được thành tích tốt nhất ở vị trí của mình.
3. Năng lực lãnh đạo (Leadership competencies)
Năng lực lãnh đạo là yêu cầu thường thấy ở những vị trí chịu trách nhiệm giám sát và quản lý.
Khung năng lực lãnh đạo, quản lý bao gồm các kỹ năng như: giải quyết vấn đề, ra quyết định, v.v…
Ứng dụng mô hình khung năng lực trong quản trị nhân sự
Khung năng lực nhân sự được sử dụng cho nhiều hoạt động khác nhau của HR, bao gồm:
Tuyển dụng - Các mô hình năng lực thường được sử dụng để xây dựng các bản tin tuyển dụng. Một khi đã xác định rõ ràng và cụ thể những năng lực cần thiết cho công việc, doanh nghiệp sẽ dễ dàng tìm được ứng viên phù hợp hơn.
Quản lý nhân tài/hiệu suất - Thành công của doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào hiệu suất của lực lượng lao động; một bộ khung năng lực đóng vai trò phác họa “chân dung" lý tưởng của từng vai trò trong tổ chức. Tiêu chuẩn này giúp HR kết nối chức năng của từng công việc với các mục tiêu chung - cũng như đảm bảo tạo điều kiện phát triển tài năng của nhân viên.
Đánh giá Hiệu suất - Các mô hình năng lực cung cấp khuôn khổ để đánh giá khách quan hiệu suất làm việc của nhân viên; cả người lao động và người sử dụng lao động đều phải đáp ứng những yêu cầu riêng về hành vi và kỹ năng trong công việc.
Ví dụ thực tế về năng lực nhân sự
Định dạng của khung năng lực cho một công việc bất kỳ sẽ khác nhau tùy thuộc vào doanh nghiệp và ngành nghề cụ thể. Không có một tiêu chuẩn hay cấu trúc chung cho mô hình này. Thông thường, mỗi tổ chức sẽ sử dụng mẫu khung năng lực nhân sự riêng.
Hiệp hội Quản lý Nguồn nhân lực (Society for Human Resource Management - SHRM) đề xuất phương pháp xây dựng khung năng lực cho nhân viên bằng cách chia nhỏ thành từng thông tin cụ thể.
Mẫu khung năng lực:
• Chức danh - Tên năng lực.
• Định nghĩa - Khái niệm tổng thể về năng lực.
• Năng lực phụ - Các kỹ năng và hành vi cơ bản chung.
• Các hành vi - Các hành vi phản ánh mức độ thông thạo cao nhất.
• Tiêu chuẩn thông thạo - Những tiêu chuẩn kỹ năng phản ánh các yêu cầu cụ thể của công việc và 4 giai đoạn phát triển nghề nghiệp (cấp cơ sở, cấp trung, cấp cao, cấp giám đốc điều hành.)
Ví dụ:
• Chức danh: Chuyên viên phát triển mối quan hệ với khách hàng.
• Định nghĩa: Là một “mắt xích” trong quy trình bán hàng, yêu cầu khả năng xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng thông qua đa dạng kênh tương tác.
• Năng lực phụ: Khả năng giao tiếp hiệu quả với khách hàng.
• Hành vi: Trí tuệ cảm xúc - biết quản lý cảm xúc cá nhân hiệu quả.
Tiêu chuẩn thông thạo: Hiểu rõ các mối quan tâm của khách hàng và biết trình bày phương hướng giải quyết.
Bí quyết phát triển khung năng lực nhân sự
Sau đây là tổng hợp các bước xây dựng khung năng lực nhân sự:
1. Xác định quy trình phù hợp với tổ chức
Quá trình nghiên cứu & phát triển (research and development - R&D) để hoàn thiện khung năng lực cho một vị trí sẽ tốn khá nhiều thời gian. Với việc môi trường kinh doanh ngày nay luôn thay đổi nhanh chóng, một số doanh nghiệp có thể tận dụng một cách tiếp cận ngắn hạn và chuyên sâu nhiều hơn. Các mô hình khung năng lực nhân sự cũng được thiết kế linh hoạt để đáp ứng thay đổi trong tương lai.
Để hoàn thiện khung năng lực, doanh nghiệp sẽ cần làm nhiều hơn là chỉ "liệt kế" một cách chung chung các yêu cầu của công việc. Hệ thống năng lực chức năng cần phản ảnh chính xác kỳ vọng hiệu suất ở mức cao nhất - thay vì dừng lại ở các kỹ năng cơ bản, "chấp nhận được".
Một gợi ý là doanh nghiệp có thể tận dụng thông tin về năng lực cho các vị trí tương tự trước đây - cũng như tài liệu về những vị trí liên quan, thông tin cơ bản và năng lực cốt lõi của tổ chức.
3. Phỏng vấn các phòng ban và quản lý liên quan
Phỏng vấn các bên liên quan sẽ cung cấp thêm thông tin về những năng lực cần thiết cho công việc. Đội ngũ giám đốc điều hành có thể cho biết về các năng lực cốt lõi phản ánh hệ thống giá trị, triết lý và mục tiêu của tổ chức. Trong khi đó, những nhà quản lý và nhân viên tiêu biểu có thể chỉ ra những kỹ năng và hành vi chính giúp mang lại thành công ở vị trí đó.
Khi phỏng vấn, nhân sự cần tập trung vào những kỹ năng cũng như hành vi giúp một nhân viên thành công ở vị trí đang tuyển dụng.
4. Thiết lập hệ thống năng lực cốt lõi
Khung năng lực cốt lõi phải phản ánh các hành vi và kỹ năng cơ bản khi làm việc tại doanh nghiệp. Nhân viên nên hành động và đóng góp như thế nào - với tư cách là một phần của tổ chức, để phù hợp với triết lý và văn hóa doanh nghiệp? Hãy tận dụng nội dung buổi tham vấn với các quản lý (như đề cập ở mục trên) để lựa chọn năng lực cốt lõi phù hợp.
5. Xây dựng năng lực theo công việc cụ thể
Các quản lý bộ phận và nhân viên ưu tú là những người có thể đưa ra lời khuyên và việc người lao động ở vị trí cụ thể cần biết và cần làm gì để thực hiện tốt vai trò của mình.
6. Phát triển năng lực lãnh đạo cần thiết.
Khi doanh nghiệp muốn phát triển năng lực quản lý, cần phải đảm bảo nhân viên đã nắm rõ thông tin về các năng lực cốt lõi trước. Trọng tâm của những năng lực này là các thuộc tính và kỹ năng lãnh đạo đặc thù, xác định bởi cấp giám đốc điều hành và quản lý.
7. Hoàn thiện bộ khung năng lực nhân sự
Từ những thông tin thu thập được, doanh nghiệp cần cấu trúc và sắp xếp lại cho vừa đủ và phùhợp với thực tế. Nếu yêu cầu quá nhiều hoặc quá cao, điều đó có thể gây khó khăn cho công tác tuyển dụng, cản trở nhân sự tiếp cận vowis ứng viên tiềm năng. Mặt khác, yêu cầu không đủ rõ ràng dẫn đến nguy cơ tuyển dụng sai người, khiến nhân viên không đạt được các mục tiêu mà tổ chức đề ra.
Xây dựng khung năng lực cho nhân viên cần đến sự tham gia của các bên liên quan, bao gồm cả giám đốc điều hành và cấp quản lý. Đây là cơ sở quan trọng để đảm bảo tất cả các cấp độ năng lực của tổ chức đều được đáp ứng.
Mô hình khung năng lực nhân sự SHRM
Mô hình Năng lực SHRM xác định những năng lực cần có để trở thành một chuyên gia nhân sự thành công. Khung năng lực nhân sự cung cấp nền tảng vững chắc cho công tác quản lý nhân tài, giúp đảm bảo bộ phận HR nắm vững kỹ năng và kiến thức cần thiết để giải quyết các vấn đề và chiến lược cấp bách nhất liên quan đến nguồn tài nguyên con người.
Dưới đây là 9 kỹ năng quan trọng trong Khung Năng lực Quản trị Nhân sự SHRM:
1. Giao tiếp
Khả năng giao tiếp hiệu quả với các bên liên quan - cả bằng lời và văn bản, biết cách phản hồi điều phối, lắng nghe chủ động, thuyết phục và ngoại giao.
2. Quản lý mối quan hệ
Khả năng điều hướng các tương tác trong cung cấp dịch vụ và hỗ trợ tổ chức - bao gồm xây dựng và duy trì sự tín nhiệm, trách nhiệm xã hội (CSR), quan hệ cộng đồng, networking, làm việc nhóm, dịch vụ khách hàng, tôn trọng lẫn nhau.
3. Đạo đức nghề nghiệp
Khả năng tích hợp các giá trị cốt lõi, tính chính trực và trách nhiệm giải trình trong tất cả các hoạt động tổ chức và kinh doanh - bao gồm tính chính trực, biết xây dựng mối quan hệ, sự cương trực, tính chuyên nghiệp và biết cách xây dựng lòng tin.
4. Chuyên môn nhân sự
Kiến thức về các nguyên tắc, thông lệ và chức năng của quản lý nguồn nhân lực - bao gồm: quản trị rủi ro, quản lý chiến lược kinh doanh, lập kế hoạch lực lượng lao động, phát triển nguồn nhân lực và công nghệ nhân sự.
5. Nhạy bén trong kinh doanh
Khung năng lực nhân sự SHRM yêu cầu khả năng hiểu và vận dụng thông tin để đóng góp vào kế hoạch chiến lược của tổ chức - bao gồm sự nhanh nhạy chiến lược, vận hành doanh nghiệp và hậu cần, tư duy hệ thống, số liệu tổ chức, sales & marketing, hiểu biết về kinh tế.
6. Đánh giá chiến lược
Khả năng diễn giải thông tin để đưa ra các quyết định và đề xuất kinh doanh - bao gồm kỹ năng ra quyết định, tư duy phản biện, đo lường và đánh giá, phương pháp nghiên cứu đam mê học hỏi và quản lý kiến thức,
7. Tôn trọng sự đa dạng
Khả năng đánh giá cũng như xem xét quan điểm của tất cả các bên - bao gồm năng lực thích ứng, cởi mở với các quan điểm khác biệt, nhận thức và tôn trọng văn hóa, sự đa dạng và góc nhìn toàn cầu.
8. Lãnh đạo và điều hướng
Khả năng chỉ đạo và đóng góp vào các sáng kiến/ quy trình trong tổ chức - bao gồm xây dựng sự đồng thuận, tạo ảnh hưởng, quản trị sự thay đổi, định hướng nhiệm vụ, kết quả và định hướng mục tiêu.
9. Tham vấn
Khả năng hướng dẫn và quản lý các bên liên quan (stakeholder) - bao gồm giải quyết vấn đề, lập luận phân tích, coaching, quản lý con người và quản lý dự án.
Mô hình khung năng lực nhân sự mới - Ulrich model of HRM
Theo Dave Ulrich, khung năng lực của chuyên viên nhân sự bao gồm 5 thành tố chính sau đây:
1. Thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh
Khả năng thúc đẩy kết quả kinh doanh của tổ chức là năng lực đầu tiên trong mô hình năng lực nhân sự của Dave Ulrich. Để gia tăng giá trị cho tổ chức, các chuyên gia nhân sự cần có hiểu biết sâu sắc về thị trường cũng như kỹ năng và vốn kiến thức để tạo ảnh hưởng đến doanh nghiệp, hoàn thành những nhiệm vụ chiến lược, thúc đẩy sự nhanh nhạy (agility) trong tổ chức.
Kỹ năng cần thiết
• Xây dựng lợi thế cạnh tranh.
• Hoàn thành mục tiêu chiến lược.
• Tạo ảnh hưởng đến doanh nghiệp.
• Xây dựng năng lực thích ứng nhanh cho tổ chức.
2. Phát triển năng lực con người
Yếu tố tiếp theo đề cập đến khả năng của HR trong việc nâng cao năng lực con người trong tổ chức. Trong tâm của chức năng này là làm việc với các lãnh đạo cấp cao - nhằm cung cấp các giải pháp nhân sự giúp cải thiện năng lực của cá nhân nói riêng và hiệu suất tổ chức nói chung.
Bên cạnh đó, HR cũng có nhiệm vụ nuôi dưỡng sự đa dạng, công bằng và hòa nhập tại nơi làm việc để phục vụ mục tiêu cải thiện hiệu suất.
Kỹ năng cần thiết:
• Phát triển nhân tài.
• Xây dựng hệ thống giải pháp nhân sự.
• Bảo đảm sự đa dạng, công bằng và hòa nhập (inclusion) trong tổ chức.
3. Đơn giản hóa sự phức tạp
Đơn giản hóa sự phức tạp đề cập đến khả năng tư duy phản biện và khách quan về những thách thức mà tổ chức phải đối mặt. Cụ thể, khái niệm này phản ánh năng lực chất lọc những thông tin quan trọng, suy nghĩ độc lập và nhạy bén với cơ hội trong cả những thời điểm khó khăn nhất.
Kỹ năng cần thiết:
• Tư duy logic và phản biện.
• Quản trị rủi ro và sự bất định (uncertainty).
4. Thu thập thông tin
Thu thập thông tin bao gồm khả năng truy cập, phân tích và hành động dựa trên thông tin cóđược - bằng cách sử dụng công nghệ để giải quyết vấn đề và tác động đến các quyết định củatổ chức. Năng lực này phản ánh sự tự tin trong việc ra quyết định dựa trên dữ liệu, tinh thầnhọc hỏi công nghệ kỹ thuật số tiên tiến, cùng sự hiểu biết về các vấn đề xã hội có ảnh hưởngđến doanh nghiệp.
Kỹ năng cần thiết:
• Tìm kiếm thông tin và sử dụng công nghệ.
• Phát triển chương trình xã hội.
5. Nuôi dưỡng tinh thần hợp tác
Năng lực trên đây được thể hiện qua mức độ cởi mở và tự nhận thức của các chuyên gia nhân sự, khả năng xây dựng sự tin tưởng và tôn trong, cũng như các mối quan hệ gắn kết trong nội bộ doanh nghiệp.
Kỹ năng cần thiết
• Quản lý bản thân.
• Xây dựng mối quan hệ.
Mô hình khung năng lực nhân sự (HR Competency framework/ model) là một công cụ rất hữu ích trong phát triển tổ chức, nhất với các đơn vị đang chuẩn bị IPO. Ở cương vi người sử dụng lao động, khung năng lực HR giúp hỗ trợ xác định những năng lực cần được đào tạo cho lực lượng lao động. Về phía nhân viên, họ có thể dựa trên khung năng lực này để xác định điểm mạnh và điểm yếu của bản thân, từ đó tập trung phát triển những năng lực cần thiết trong công việc. Nếu gặp bất kỳ thắc mắc hay khó khăn nào hãy liên hệ với Coach Nancy Quyên, nhà huấn luyện của Hanoi Coaching Group để đạt được mục tiêu một cách nhanh nhất. Hi vọng bài viết đã đem lại nhiều thông tin hữu ích cho bạn.
