7 Cách chuyển file excel sang word đơn giản dễ hiểu

Bạn đang cần chuyển file excel sang word để quá trình làm việc được thuận tiện và nhanh chóng hơn. Làm thế nào để chuyển file excel sang word mà vẫn giữ nguyên định dạng của dữ liệu, biểu đồ và bảng tính. Trong bài viết sau, Unica sẽ hướng dẫn cách chuyển file từ excel sang word đơn giản và nhanh chóng. Tìm hiểu ngay.

Lợi ích của việc chuyển file từ excel sang word

Thao tác chuyển file excel sang word mang lại cho người dùng rất nhiều lợi ích, dưới đây là một số những lợi ích tiêu biểu:

• Bảo toàn cấu trúc và giao diện: Khi bạn chuyển file excel sang word, các dữ liệu bao gồm: biểu đồ, bảng tính và định dạng sẽ được giữ nguyên. Điều này sẽ giúp bạn trình bày tài liệu một cách rõ ràng và đẹp mắt hơn.

• Tiết kiệm thời gian và công sức: Nắm được thao tác chuyển file từ excel sang word bạn sẽ không phải mất công soạn thảo lại văn bản, đồng thời cũng không phải mất thời gian để chỉnh sửa lại định dạng, kích thước và vị trí của dữ liệu trong word.

• Tích hợp tài liệu: Khi chuyển file excel sang word, bạn có thể tích hợp tài liệu của bạn một cách toàn diện hơn. Thay vìmở 2 file Excel cùng lúc hoặc 1 file Excel, 1 file Word, giờ đây bạn đã có thể kết hợp dữ liệu từ excel với các nội dung khác trong word.

Hướng dẫn 7 cách chuyển từ excel sang word

Có nhiều cách để chuyển file excel sang word, tùy thuộc vào mục đích và yêu cầu của bạn mà sẽ lựa chọn cách phù hợp nhất. Trong nội dung bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ cho bạn 7 cách phổ biến nhất, hãy tham khảo nhé.

Chuyển file excel sang word bằng tính năng Paste Special

Chuyển file excel sang word bằng tính năng Paste Special được đánh giá là đơn giản và dễ thực hiện, chỉ với vài thao tác copy - paste rất cơ bản là bạn đã thực hiện thành công. Cụ thể cách chuyển file excel sang word như sau:

Bước 1: Tiến hành mở file dữ liệu bạn muốn copy. Sau đó bôi đen toàn bộ dữ liệu trong bảng Excel và nhấn chuột phải chọn Copy. (Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl +C).

Bôi đen vùng dữ liệu cần chuyển đổi

Bước 2: Mở file Word mới và nơi sẽ dán dữ liệu => Đặt con trỏ chuột vào vị trí phù hợp sau đó chọn thẻ Home trên thanh menu => Chọn Paste => Chọn Paste Special (hoặc để nhanh thì bạn nhấn tổ hợp phím Alt + Ctrl + V).

Chọn Paste Special

Bước 3: Cửa sổ Paste Special hiển thị => Chọn Microsoft Excel Worksheet Object => Nhấn vào OK.

Chọn Microsoft Excel Worksheet Object

Bước 4: Tiếp theo nếu muốn điều chỉnh độ rộng của bảng tính bạn thực hiện thao tác như sau: Chọn bảng tính và đặt con trỏ chuột vào góc bên phải => Nhấn giữ chuột trái đồng thời kéo rộng ra để điều chỉnh độ rộng của bảng theo mong muốn, khi ưng ý rồi thì bạn thả tay ra.

Vị trí điều chỉnh độ rộng của bảng

Ngoài ra nếu muốn bạn cũng có thể chỉnh sửa trực tiếp phần dữ liệu vừa copy sang Word trên giao diện của Excel bằng cách như sau: Nhấn đúp chuột vào vùng dữ liệu và chỉnh sửa. Sau khi chỉnh xong và muốn kết thúc chỉnh sửa bạn chỉ cần đưa trỏ chuột ra vùng trống để thoát.

Kết quả nhận được

>>> Tất cả đều có trong cuốn sách "HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH EXCEL TỪ CƠ BẢN ĐẾN NÂNG CAO"

ĐĂNG KÝ MUA NGAY

Cách copy dữ liệu từ Excel sang Word bằng Paste Picture

Đối với cách này, bạn dễ dàng chuyển dữ liệu từ excel sang word mà vẫn bảo toàn giao diện của dữ liệu trong excel. Tuy nhiên nó lại không cho phép bạn cập nhật lại dữ liệu trong word nếu có thay đổi trong file excel.

Cách copy dữ liệu từ Excel sang Word bằng Paste Picture như sau:

Bước 1: Mở file excel và chọn dữ liệu, biểu đồ hoặc bảng tính mà bạn muốn chuyển sang word. Nhấn Ctrl + C để copy dữ liệu.

Sử dụng tính năng Paster Picture để chuyển File Excel

Bước 2: Mở file word và di chuyển con trỏ đến vị trí mà bạn muốn chèn dữ liệu. Nhấn vào thẻ Home, chọn Paste rồi chọn Picture (U).

Chọn Paste rồi chọn Picture

Bước 3: Nhấn chuột phải vào dữ liệu vừa paste và chọn Picture Format. Trong thanh công cụ, bạn có thể chỉnh sửa kích thước, vị trí, khung viền, hiệu ứng và nhiều tùy chọn khác cho hình ảnh.

Chỉnh sửa kích thước, vị trí, hiệu ứng cho ảnh

Cách copy bảng từ excel sang word bằng Copy as Picture

Copy as Picture là một tính năng hữu ích giúp bạn chuyển đổi bảng tính trong Excel thành một hình ảnh và sau đó dán nó vào Word. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn muốn giữ nguyên định dạng và bố cục của bảng mà không cần lo lắng về việc các font chữ, màu sắc bị thay đổi. Cách copy bảng từ excel sang word bằng Copy as Picture như sau:

Bước 1: Mở file excel và chọn dữ liệu, biểu đồ hoặc bảng tính mà bạn muốn chuyển sang word bằng cách bôi đen nội dung => Tiếp theo nhấn chuột phải vào dữ liệu và chọn Copy as Picture.

Chọn Copy as Picture

Bước 2: Trong hộp thoại Copy Picture, bạn có thể lựa chọn giao diện của hình ảnh là As shown on screen hoặc As shown when printed. Bạn cũng có thể lựa chọn định dạng của hình ảnh là Bitmap hoặc Picture (Enhanced Metafile). Nhấn OK để copy hình ảnh.

Thao tác trong hộp thoại Copy Picture

Bước 3: Mở file word và di chuyển con trỏ đến vị trí mà bạn muốn chèn hình ảnh. Nhấn Ctrl + V để paste hình ảnh.

Paste hình ảnh

Chuyển đổi excel sang word bằng AutoFit Word

Nếu bạn đang có nhu cầu chuyển đổi excel sang word nhưng không biết sử dụng công cụ nào, AutoFit Word chính là gợi ý dành cho bạn. Đây là một tính năng vô cùng hữu ích giúp bạn copy bảng tính từ excel sang word mà vẫn giữ nguyên định dạng ban đầu. Cụ thể thao tác chuyển như sau:

Bước 1: Mở file excel và chọn bảng tính mà bạn muốn chuyển sang word. Nhấn Ctrl + C để copy bảng tính.

Sử dụng lệnh Copy, Paste và tính năng AutoFit Word

Bước 2: Mở một File Word mới, dán nội dung vừa copy. Trên thanh công cụ của Word, chọn thẻ Home. Trong mục Paste, chọn nút lệnh Paste Special.

Chọn nút lệnh Paste Special

Bước 3: Trong Paste Special, bạn chọn Microsoft Excel Worksheet Object. Sau đó nhấn OK.

Chọn Microsoft Excel Worksheet Object

Bước 4: Điều chỉnh độ rộng của bảng tính bằng cách di chuyện đến ô vuông nhỏ ở góc phải bảng tính và kéo cho đến khi đạt được kích thước như ý.

Điều chỉnh độ rộng của bảng tính

Chuyển Excel sang Word bằng PDFmall.com

PDFmall.com là một công cụ trực tuyến hữu ích cho phép bạn chuyển đổi nhiều loại file, bao gồm cả Excel sang Word. Cụ thể thao tác chuyển file từ excel sang word bằng công cụ này như sau:

Bước 1: Đầu tiên bạn truy cập vào trang chủ chính của công cụ PDFmall.com, sau đó chọn ngôn ngữ Tiếng Việt cho dễ dùng.

Chọn ngôn ngữ tiếng việt

Bước 2: Tiếp theo bạn thực hiện các thao tác như sau: Chọn "Select File" => Chọn "From my computer" để lấy file từ máy tính.

Chọn From my computer để lấy file từ máy tính

Bước 3: Tìm và lựa chọn file excel cần chuyển => Chọn Open để mở

Chọn Open để mở

Bước 4: File sau khi đã được tải lên bạn chọn "Chuyển đổi ngay" để thực hiện thao tác chuyển file Excel sang Word. Cuối cùng bạn click vào mũi tên tải xuống là được.

Chọn chuyển đổi ngay

Chuyển bảng excel sang word bằng smallpdf.com

Tương tự như PDFmall.com bạn cũng có thể sử dụng Smallpdf.com để chuyển đổi file excel sang word. Cách chuyển bảng từ excel sang word trên phần mềm này sẽ diễn ra như sau:

Bước 1: Truy cập vào website smallpdf.com.

Bước 2: Kéo thả file Excel cần chuyển đổi thành file Word vào ô Chọn Các Tệp.

Kéo thả file Excel cần chuyển đổi

Bước 3: Chọn file Excel mà bạn muốn chuyển đổi rồi nhấn OK.

Chọn file chuyển đổi

Bước 4: Sau khi phần mềm chuyển đổi xong, bạn tiếp tục chọn lệnh chuyển PDF sang Word.

Chọn lệnh chuyển PDF sang Word

Bước 5: Chọn Chuyển sang file Word > Nhấn vào nút Chọn tùy chọn.

Nhấn vào nút Chọn tùy chọn

Bước 6: Sau khi chuyển đổi xong > Chọn Tải file xuống.

Chọn tải file xuống

Sau khi file được tải xuống, bạn chỉ cần mở file này lên để sử dụng là được.

>>> Xem thêm: Cách giảm dung lượng file Excel nhanh đơn giản, hiệu quả

Copy từ excel sang word giữ nguyên định dạng bằng Convertio.co

Phần mềm chuyển excel sang word Convertio.co là một công cụ trực tuyến để chuyển đổi các định dạng tập tin khác nhau như hình ảnh, video, tài liệu, âm thanh và nhiều hơn nữa. Bạn có thể sử dụng Convertio.co để chuyển đổi các tệp của bạn từ một định dạng sang một định dạng khác một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Các bước xuất file excel sang word trên phần mềm này như sau:

Bước 1: Truy cập vào trang web convertio.com

Bước 2: Nhấn vào Chọn Tập tin.

Chuyển File Word sang Excel bằng Convertio

Bước 3: Chọn file Excel mà bạn muốn chuyển đổi rồi nhấn OK.

Chọn file muốn chuyển

Bước 4: Vào mục Đến > Chọn Tài liệu > Chọn Doc.

Chọn chế độ chuyển

Bước 5: Đợi chuyển đổi hoàn tất > Chọn Tải về là xong.

Chọn tải xuống là hoàn tất

Convertio.co hỗ trợ hơn 300 định dạng tập tin khác nhau và có thể chuyển đổi tệp lên đến 100 MB. Convertio.co cũng bảo mật tập tin của bạn bằng cách xóa ngay lập tức và sau 24 giờ. Convertio.co hoạt động trên mọi trình duyệt web và không cần tải về hay cài đặt phần mềm gì.

Bạn có thể sử dụng Convertio.co miễn phí với giới hạn số lượng file và số lượng chuyển đổi. Nếu bạn muốn sử dụng Convertio.co với nhiều tính năng và không giới hạn, bạn có thể đăng ký Convertio.co với giá từ 9.99 USD/tháng. Bạn cũng có thể xem các ví dụ về cách sử dụng Convertio.co để chuyển đổi các loại file khác nhau.

>>> Xem thêm: Cách copy bảng từ word sang excel mà vẫn giữ nguyên định dạng

Kết luận

Chuyển file excel sang word là việc thường xuyên gặp phải khi làm việc với các tài liệu liên quan đến dữ liệu số, biểu đồ và bảng tính. Việc này mang lại nhiều lợi ích như: bảo toàn cấu trúc và giao diện, tiết kiệm thời gian, cập nhật dễ dàng và tích hợp tài liệu. Với cách chuyển file excel sang word mà vẫn giữ nguyên định dạng như bên trên đã chia sẻ, Unica hy vọng bạn sẽ chuyển file excel sang word một cách hiệu quả nhất.

Ngoài ra nếu bạn muốn biết thêm thông tin về chứng chỉ IC3 hãy tham khảo khoá học ngay nhé.

Để tìm hiểu chi tiết về cách copy dữ liệu từ File Excel sang Word, bạn đọc có thể tham khảo Video bài giảng sau:

Hướng dẫn cách Copy dữ liệu từ Excel sang sang Word